Nelle IFMI Session si è discusso degli elementi chiave del fleet management

Lo scorso 29 maggio a Bruxelles, 14 fleet manager regionali ed internazionali hanno preso parte all’IFMI session, una giornata di training, incentrata sulla definizione degli elementi chiave per la realizzazione di un fleet management di successo.

Nel corso dei lavori particolare attenzione è stata posta soprattutto all’analisi di tutti quei processi legati alle offerte e alle gare per l’assegnazione dei servizi e per la scelta dei fornitori. Gare che seguono iter ben definiti con il processo di assegnazione che coinvolge vari ambiti. Il processo di istituzione di una gara deve essere seguito passo dopo passo, mantenendo tutti gli elementi strutturati e semplici. Si tratta di un processo che può variare a seconda della strategia della singola azienda.

E’ ovviamente fondamentale sapere quali sono gli obiettivi della gara: se sono ad esempio guidati dall’esigenza di ridurre i costi, oppure dalla creazione di un car policy ottimale, o l’obiettivo è quello di ridurre il numero complessivo dei fornitori o di andare a incidere sulle emissioni di CO₂?

Occorre poi definire in maniera dettagliata quali sono i paesi che saranno coinvolti, le tipologie di servizi che saranno incluse oppure escluse, la struttura dei contratti di fornitura e la definizione di tutti i requisiti che dovrà avere la reportistica. Il coinvolgimento degli stakeolder e una comunicazione efficiente è indispensabile per assicurare la corretta e reale implementazione del progetto.

La gara rappresenta sicuramente un processo complesso e quindi si raccomanda di non bruciare le tappe andando troppo veloci, ma di prendersi tutto il tempo necessario. Inoltre bisogna permettere ai fornitori di organizzarsi e rispondere alla richieste nei giusti tempi, visto che partecipare ad una gara per parecchi mesi, o addirittura quasi per un anno per poi non avere i risultati aspettati rischia di essere un’enorme perdita di tempo e di costi per tutte le parti coinvolte. Ed infine è importante dare sempre chiari e pronti feedback ai fornitori che non hanno vinto la gara, spiegando loro nei dettagli le motivazioni, in modo che possano ottimizzare il loro lavoro nelle gare alle quali prenderanno parte in futuro.